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«Aire de Fiesta Cuba» encargar un sueño y verlo cumplido

«Aire de Fiesta Cuba» encargar un sueño y verlo cumplido

Si escucho el término wedding planner o planeador de bodas, me imagino a alguien caminando presuroso de un lado a otro, con el teléfono sonando cada 5 minutos y contestando llamadas que dependen de otras en espera.

Algunas parejas asumen este rol y lo comparten con la familia. Sin embargo, si se trata de una celebración grande o con exigencias específicas, hay tanto por coordinar que el estrés puede disociar a los de su principal objetivo: disfrutar el momento y la decisión. Por eso es importante tener un wedding planner con un control absoluto de los detalles.

En Cuba, a pesar de las vicisitudes, este sector ha alcanzado un notable desarrollo y cada vez son más los clientes que reciben servicios personalizados de calidad; de acuerdo a los estándares internacionales, el país es también un destino para bodas.

Boda en el Club Habana

Para conocer más sobre la vida, o ajetreo, de un organizador de bodas, hablamos con Ailed de Guevara, fundadora y directora de Aire de Fiesta Cuba, un emprendimiento con sede en Calle 49B, No.2606 e/ 26 y 28A, Reparto. Kohly, Playa, La Habana.

Aire de Fiesta surgió como algo familiar, a partir de una boda, y posteriormente fue creciendo y transformándose hasta convertirse en lo que es hoy, un proyecto de organización y decoración de eventos variados (empresariales, familiares), aunque las bodas aún son nuestro producto principal”.

En el ADN del negocio corre el compromiso de recrear y reinterpretar la visión del cliente a fin de diseñar un evento original y de buen gusto. Ailed y su equipo se han preparado y enfocado en desarrollar y perfeccionar una serie de habilidades imprescindibles para unir almas en matrimonio.

El planeador de bodas tiene, ante todo, que amar su trabajo. Para organizar el día especial según los requerimientos del cliente debes ser un profesional capacitado, creativo, con experiencia, y capaz de trabajar largas horas bajo condiciones estresantes, sin que esto le impida encontrar soluciones y responder con calma ante situaciones imprevistas”. Ailed compara al wedding planner con el director de una orquesta. Es la persona encargada de convertir los sueños de los novios en realidad.

Como es de suponer, cuando se está enamorado se sueña con grandes cosas, por ello la comunicación abierta y constante con el wedding planner es la mejor vía para cumplir con sus deseos.

Boda de Dianne y Vurnyson, inspirada en los años 50

Se necesita también “mucha empatía, una altísima capacidad de organización para atender a los grandes detalles y también a los más pequeños, estar disponible más allá del viernes o de las 5.00 pm, tener la capacidad de escuchar, entender y pensar fuera de lo tradicional”.

Esta puede ser la clave para emprender este negocio: la disposición y el ingenio, cualidades que te harán destacar en el mercado y atraerán más clientes. Fue así como se dio a conocer el trabajo de Aire de Fiesta Cuba.

Las primeras encomiendas llegaron por referencia directa de familiares, amigos, invitados y trabajadores asociados. Al principio, solo ofrecían servicios de decoración, pero luego de sortear varias dificultades, buscar alternativas y planear estrategias para cumplir con los requerimientos de una boda cercana, decidieron planificar estos eventos por completo. Y resultó.

“En paralelo el equipo fue creciendo, transformándose, y con ello las maneras de trabajar: abrazamos las redes sociales, diseñamos un sitio web. Por estas vías comenzaron a llegar los clientes, pero todo fue un proceso paulatino”.

Y, ¿cómo fueron estas primeras experiencias?

“Cuando el proyecto comenzó, sólo ofrecíamos el servicio de decoración. La figura del organizador de bodas no existía en Cuba de forma profesional. Era un rol desempeñado por los propios novios, apoyados en sus familias y sus amigos. Llegó entonces otra boda muy cercana con novios e invitados que en su mayoría residían en el extranjero. A golpe de prueba y error, nos enfrentamos a muchos retos para cumplir los sueños de su boda en Cuba”.

Después de todo el esfuerzo y del éxito de esta boda se percataron de que estaban diseñando, decorando, pero también organizando, y había un segmento de novias para quienes sería útil este tipo de servicio acá.

“Por supuesto, en todos estos años, hemos perfeccionado nuestros servicios, su alcance y la comunicación. No hemos parado de estudiar cómo se hace en otros lugares del mundo, cómo adaptarlo a las condiciones del país, para que sea un proceso disfrutable para los novios y el equipo de organizadores”.

Boda de Michelle y Ari en el Hotel Nacional de Cuba, organizada por Aire de Fiesta

El proceso de planificación y preparación pueden requerir semanas, en caso de algo más espontáneo, o un año -o más- para la mayoría de los novios.

«Lo primero que hacemos es conocer a nuestros clientes, su historia y sus preferencias, para ir delineando el tono general del evento. Luego nos aseguramos de guiar cada paso, de valorar cuáles son las mejores alternativas para la pareja, cuáles son los proveedores que se ajustan no sólo a sus expectativas, sino también a su presupuesto. Hace falta mucha comunicación con los novios desde el primer momento, estar disponibles, responder siempre, incluso cuando no tenemos la solución definitiva a un determinado problema”.

También está la asesoría para confeccionar el programa de la boda, establecer contratos, elegir los trajes y los detalles para los invitados, redactar la nota de agradecimiento, acompañar y representar a los novios en las citas con proveedores, degustaciones.

Guiar, acompañar, asesorar, son vitales en el proceso. Aunque sea el organizador la cara más visible, hay todo un grupo de profesionales entre diseñadores, floristas, fotógrafos, estilistas, músicos, maestros pasteleros, gestores de evento, asistentes de coordinación,… apoyando y asegurándose de que todo fluya. Es, sobre todo, un trabajo de equipo.

El gran día

Gabriela y Antonio en su ceremonia de casamiento

“El día de la boda puede parecer un verdadero torbellino. Desde verificar que todo marche en tiempo con los preparativos de los novios, recoger y entregar el bouquet de la novia, chequear fotografía o video hasta, en el lugar de la celebración, comprobar que los proveedores lleguen a tiempo, el equipo de decoración termine el montaje según el programa previsto y todo esté en orden con el menú, el pastel de la boda, los músicos, el auto”.

Para nosotros, lo importante es que cada detalle de ese día sea un reflejo de la pareja, de lo que es importante para ellos y que tenga también ese toque especial  de una celebración en nuestra Isla”.

Lo sabía. Son las personas que vemos en las bodas caminando de un lado a otro, pendientes a todo, hablando con dos personas a la vez para garantizar el disfrute de los novios. Esa es la tarea fundamental sobre los hombros del organizador,

Para ello hay que prever contratiempos, por ejemplo, con el clima del día, el lugar de la ceremonia y la recepción, los proveedores, el transporte, los trajes, la música…

“Los pequeños imprevistos pueden volverse gigantes, si uno no está preparado. Es ahí donde entra en escena la bolsa mágica del coordinador de bodas en la que se puede encontrar hilo, aguja, alfileres, curitas, y una larga lista de imprescindibles para enfrentar cualquier imprevisto”.

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“En esos momentos uno debe convertirse en una suerte de espacio de calma en medio de la tempestad”, confiesa Ailed y relaciona una serie de retos como solicitudes específicas de autos, -en cuanto a marca, color, año-, intercambios de sorpresas entre los novios, confecciones de trajes a medida, bodas en lugares sin la infraestructura necesaria. Sobre esto último compartió una historia particular:

“Teníamos una ceremonia ya montada en el Morro, y media hora antes de recibir a los invitados hubo una tormenta local severa. Arrasó con todo. En ese plazo de tiempo tuvimos que ajustar el diseño, montar una segunda ceremonia en La Guarida que era el lugar de la recepción y desviar a los invitados hacia allá. Gracias al trabajo del equipo, los proveedores y los trabajadores de La Guarida, todo quedó perfecto y se hizo la boda en tiempo. Al ver las fotos de la segunda ceremonia, nadie diría que no era ese el plan original”.

Cada boda, desde las de gran magnitud hasta las más íntimas, sólo para los novios, implica sus propios desafíos. Para Aire de Fiesta Cuba, se suman dos nuevos miembros a la familia con cada historia de amor consumada.

Lázaro y Jorge celebraron junto a Aire de Fiesta su boda en La Guarida

En Cuba, la creatividad influye mucho si de celebrar bodas se trata. Es necesario planificar aún más, organizar todo con antelación y luego buscar alternativas ante cualquier eventualidad.

“No es secreto que muchos proveedores deben importar insumos escasos en la isla, y eso va desde una batería para una cámara, un ingrediente para un cake, o una tela específica. Las flores, por ejemplo, son mayormente importadas”.

Con la expansión de la Covid-19, las bodas han sido pospuestas, canceladas o modificadas. Aire de Fiesta se ha enfocado durante estos meses de incertidumbre en mantener una comunicación abierta con novios y futuros clientes.

“Hacia dentro del equipo hemos aprovechado para reorganizarnos, planear nuevas estrategias de trabajo y por supuesto nuevos proyectos, porque si algo nos ha demostrado la pandemia es la importancia de reinventarse, siempre”.

Si planean casarse, pero esta pandemia lo ha retrasado, no se desanimen. Aprovechen para alimentar su amor y, lo más importante, como aconseja Ailed:

“No pierdan nunca de vista qué los ha llevado hasta allí, el amor, los votos de acompañarse y de apoyarse en su nueva vida como pareja. No hay que dejarse arrastrar por cómo fue la celebración de unos u otros, sino por lo que realmente les importa, los refleja y los emociona. Toda boda debe parecerse a los novios y el resto, es disfrutar del proceso”.

Ya ves, ser un planeador de bodas no es nada fácil, pero sí, un trabajo reconfortante. Poner tu ingenio y habilidades en celebrar el cariño de muchas personas ha de ser tremendamente plausible.

Si dar amor es recibirlo, ser cómplice de la unión entre quienes se aman, es llenarte de él. ¡Felicidades a todos los Wedding Planners y Keep Calm and Love para los futuros novios!

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